האם מנטורינג לא פורמלי בארגונים מהווה יותר סיכוי או סיכון? נושא זה שנוי במחלוקת הוא כולל יתרונות וסיכונים שונים.

"מנטורינג לא פורמלי בארגונים יכול להיות מרכיב מכריע בהצלחת הקריירה של עובדים רבים". "חשוב שמנהיגים יבינו מה כולל תהליך מנטורינג לא רשמי כמו גם את היתרונות והחסרונות שלו כאשר הם מחליטים אם ליצור תוכניות מנטורינג רשמיות בתוך הארגונים שלהם". אומרת ג'ניפר סוקולובסקי, המתמחה בהובלת תהליכי מנטורינג פנים ארגוניים בארה"ב.

מה זה מנטורינג לא פורמלי?

מנטורינג לא פורמלי מתרחש מחוץ לתוכניות מאורגנות כאשר אנשים מתכנסים באופן ספונטני למערכת יחסים של מנטור-מנטי. מערכות יחסים אלו עשויות להיווצר בתוך מקום העבודה או מחוצה לו, והם יכולים להתפתח באופן ספונטני או באופן מכוון יותר, לדוגמה כאשר עובד חדש מחפש עמית בכיר שיעזור להדריך אותו. לעתים קרובות, אנשים המעורבים בחונכות או הדרכה בלתי רשמית עשויים אפילו לא לקרוא לזה מנטורינג. כמה דוגמאות של מנטורינג לא פורמלי:
 עמית מנוסה יותר שמתעניין בעבודה של עובד זוטר ומציע כיוון והזדמנויות לצמיחה, התפתחות או קידום
 עמית המספק עצות, תמיכה או אימון לעמית אחר
 מנהל בכיר המעודד, מנחה ומדבר בשמו של עובד אחר.
 קבוצה לא רשמית של עמיתים לעבודה העוזרים אחד לשני לפתור בעיות במקום העבודה ולחפש הזדמנויות קידום.

יתרונות ומכשולים של מנטורינג בלתי פורמלי:

מנטורינג בלתי פורמלי מתרחש באופן אורגני יותר מאשר תכניות פורמליות מותוות על ידי הארגון עצמו, מכיוון שחונכות בלתי פורמלית מתפתחת באופן טבעי בין אנשים שיש להם זיקה זה לזה. מטרת תהליך המנטורינג, הכללים של מערכת היחסים בין המנטור למנטי וציר הזמן של החונכות לרוב אינם מוגדרים בקפדנות. זה מאפשר לכל צד לתת ולקבל בדיוק את מה שהוא רוצה ולשנות בקלות את הסטינג של התהליך לפי הצורך. בשל כך, תהליכי מנטורינג לא רשמיים נוטים להימשך זמן רב יותר, להתרחש בתדירות גבוהה יותר ולייצר אינטראקציות רחבות יותר בין מנטורים למנטיז – דבר שפוגע ביעילות התפקודית של המנהלים ומוביל לבזבוז משאבים יקר בארגון.

בהשוואה לתוכניות מנטורינג פנים ארגוני מובנה על ידי הנהלת החברה, תהליך מנטורינג לא רשמי עלול להיות לא מקצועי באופן שיפגע במנטי ולעיתים אף יוביל להיעדר מוטיבציה ואף לנטישת הארגון. זהו תהליך שחייב להיות מונחה על ידי מחלקת משאבי אנוש של החברה, עם פיקוח ובקרה, עם כללים ברורים של עשה ואל תעשה, עם לו"ז מוגדר, תהליך דיווח מובנה ובעיקר עם הידיעה שיש בעל בית לתהליך וניתן לפנות אליו בכל בעיה או קושי, לרבות רצון להפסקת התהליך. תוכניות מנטורינג פורמליות מספקות שער להרבה יותר אנשים להשתתף מאשר הסדרים לא פורמליים. מנטורינג פורמלי מאפשר לתכנן מראש את התהליך כחלק אינטגרלי ממטרות הארגון והאתגרים איתם הוא מתמודד בזמן נתון.

כמו כן, בתהליך פורמלי המנהלים המנטורים עוברים הכשרה מקיפה ורוכשים מיומנויות וכלים הדרושים לתהליך מנטורינג איכותי, מעצים ומקדם את המנטי בדרכו הוא. המנטורינג הפנים ארגוני המובנה הופך לחלק מהתרבות הארגונית ומייעד את התהליכים למנהלים ועובדים הנדרשים ביותר לתהליך או תמיכה מסוג זה. כך ניתן לגייס קבוצה מגוונת של משתתפים ולהציע הזדמנויות צמיחה והתפתחות במגוון מחלקות/חטיבות. ללא תוכנית רשמית, עובדים מוגבלים לאנשים שהם כבר מכירים – דבר שיכול להגביל במיוחד עובדים עם רקע גזעי ואתני ונשים.

בעוד שלמנטורינג יש היסטוריה ארוכה של עזרה לאנשים מסוימים, לא תמיד נעשה בו שימוש כולל. לעתים קרובות, מנטורים נמשכו לאנשים שדומים להם, והותירו רבים בחוץ. תוכנית רשמית מציעה גישה על בסיס שוויוני יותר. תוכניות רשמיות גם מחברות בין מנטורים למנטיז בדרכים שלא היו מתרחשות אחרת בין מיקומים, אזורי זמן ואפילו שפות. זה חשוב במיוחד לאור עליית העבודה ההיברידית, שיכולה להפוך את החיבור עם מנטורים ומנטיז פוטנציאליים לקשה או מסורבל עוד יותר.

מנטורינג ודיווח בלתי פורמלי:

אמנם מנטורינג בלתי רשמי עשוי להציע גמישות, אך יכול להיווצר מצב שהוא מייצר חוסר שקיפות. כאשר המנטורינג נשאר בלתי פורמלי, לא ניתן לארגון לעקוב אחר יעילותו. ללא מבני דיווח נאותים, ארגונים לא יכולים לראות את ההשפעה האמיתית על שימור, קידום או שביעות רצון. וכידוע, אם אתה לא יכול לראות את זה, זה לא קורה. חברות שרוצות לרתום את מלוא הכוח של המנטורינג, צריכות להיות מסוגלות לגבש תכניות מנטורינג רשמיות, לאסוף נתונים על מצבן ולהשתמש בתוצאות כדי להשתפר כל הזמן.

מנטורינג בלתי פורמלי והדרכה מובנית:

חונכות לא רשמית בהחלט יכולה להועיל לאנשים, אבל יצירת מבנה חונכות ופיקוח מבטיחים שהארגון כולו ירוויח.
כאשר חברות יכולות להנחות משימות ומטרות לתהליכי מנטורינג, הן יכולות להיות בטוחות שהמטרות הללו קשורות לתחומי עניין ויעדים ארגוניים. מתן הדרכה ארגונית כיצד צריכות להתנהל תכניות מנטורינג פנים ארגוניות, יכולה גם להבטיח שלכל המשתתפים תהיה חוויה איכותית, ושהמשתתפים מוכנים במלואם להפיק ממנה את המרב. הכשרה ומשאבים נכונים הם חלק חשוב ביצירת חוויה עקבית משמעותית – דברים שרק לעתים רחוקות נוכחים בהנחיה לא רשמית.

הטוב משני העולמות:

ברור שחונכות מכל סוג שהיא, גם אם היא בלתי פורמלית, מספקת יתרונות מוכחים לחניכים, למנטורים ולארגונים. לכן, חברות אמורות לאפשר גם חונכות ספונטנית כל עוד כאשר זה הופך למשהו מתמשך, המנהל יודע שעליו לדווח על כך. נזכור שיצירת תוכנית מנטורינג רשמית מרחיבה את הרשת ומספקת הזדמנויות גדולות יותר באופן אקספוננציאלי לעובדים לנצל את היתרונות הרבים של מנטורינג מקצועי ואיכותי.

כתבה: ליאורה ליפץ, דירקטורית בהתחלה חדשה, יועצת אסטרטגית ומנטורית לתהליכי צמיחה בחברות